- Prestar suporte administrativo e operacional aos advogados e sócios do escritório, assegurando a organização das rotinas, o atendimento de excelência aos clientes, o controle de documentos e prazos, contribuindo para a eficiência das atividades e a qualidade dos serviços prestados.
Principais Responsabilidades
- Realizar atendimento presencial, telefônico e por canais digitais, prestando informações e direcionando demandas aos responsáveis.
- Recepcionar clientes, fornecedores e visitantes, garantindo um atendimento cordial e profissional.
- Organizar agendas dos advogados, incluindo reuniões, audiências, compromissos e viagens.
- Controlar e confirmar compromissos, reservas de salas e videoconferências.
- Elaborar, revisar e formatar documentos, correspondências, procurações, contratos e demais documentos administrativos.
- Organizar, arquivar e controlar documentos físicos e digitais, assegurando confidencialidade e fácil acesso às informações.
- Apoiar o protocolo e recebimento de documentos em órgãos públicos, tribunais e demais instituições, quando necessário.
- Acompanhar prazos administrativos e apoiar o controle de audiências e compromissos processuais, conforme orientação dos advogados.
- Controlar correspondências, malotes, e-mails institucionais e serviços de mensageria.
- Solicitar, controlar e organizar materiais de escritório e suprimentos.
- Apoiar atividades financeiras, como emissão de notas fiscais, controle de pagamentos, reembolsos, recebimento de honorários e relacionamento com fornecedores.
- Manter atualizado o cadastro de clientes e documentos nos sistemas internos.
- Apoiar a organização de eventos, reuniões e treinamentos promovidos pelo escritório.
- Zelar pela organização, sigilo das informações e boa apresentação das dependências do escritório.
- Executar outras atividades administrativas correlatas.