• Acessar, alterar, consultar, excluir e incluir dados e informações em sistemas informatizados;
• Administrar correios eletrônicos das unidades;
• Arquivar, classificar, conferir, copiar, digitalizar, distribuir, identificar, localizar, preencher, protocolar, receber,
registrar, solicitar e triar documentos, tais como cadastros, e-mails, fichas, formulários, ofícios, quadros, planilhas,
relatórios e tabelas;
• Controlar agendas de compromissos;
• Elaborar atas de reunião;
• Elaborar minutas de documentos, tais como e-mails, ofícios e relatórios;
• Planejar, organizar e supervisionar o funcionamento da secretaria;
• Planejar, organizar e supervisionar a realização de eventos, reuniões e viagens, providenciando as respectivas
infraestruturas, transporte e hospedagens necessárias;
• Prestar assistência direta aos gestores;
• Realizar despachos com os gestores;
• Recepcionar e atender cidadãos e representantes das instituições públicas e privadas;
• Traduzir documentos;
• Realizar outras atividades relacionadas ao secretariado de gestores.
Grau de Instrução: Ensino superior completo
Exigência Legal: Curso superior de Secretariado e registro profissional, conforme Lei no 7.377/1985.
Experiência: 6 meses de exercício do cargo de Secretário Executivo I.
Conhecimento
• Formalidades, regras e normas de cerimonial público;
• Proficiência no idioma alemão, espanhol, francês ou inglês;
• Sistema operacional Windows, navegadores de internet, correio eletrônico, editores de textos e de apresentações
e planilhas eletrônicas.
Habilidades
• Comunicação – capacidade de escutar e de transmitir ideias com desenvoltura, coerência e objetividade;
• Concentração - capacidade de ficar alerta, selecionar informações importantes, bloquear sinais irrelevantes e
direcionar o pensamento;
• Criatividade - capacidade de encontrar métodos ou objetos para executar as atividades de maneira nova ou
diferente do habitual;
• Ética – capacidade de adotar comportamentos e relacionamentos que observem os valores e normas adotados no
ambiente de trabalho;
• Gerenciamento do tempo – capacidade de gerenciar o próprio tempo e o dos outros considerando as atividades a
serem realizadas;
• Negociação – capacidade de persuasão, foco em resultados, respeito às pessoas e administração de conflitos;
• Redação – capacidade de elaborar textos com clareza, objetividade e precisão;
• Resolução de problemas – capacidade de percepção e criação de estratégias efetivas para resolver situações
novas ou mal definidas.