Nosso cliente é uma empresa multinacional.
Estamos em busca de um(a) Assistente de Diretoria para atuar no suporte administrativo e executivo de seis diretores, garantindo a organização das agendas, o cumprimento de prazos e a condução eficiente das rotinas administrativas. Procuramos um(a) profissional organizado(a), proativo(a), com excelente capacidade de planejamento, discrição e habilidade para lidar com múltiplas demandas simultaneamente.
Principais responsabilidades
- Gerenciar agendas, compromissos, reuniões e demandas dos diretores.
- Realizar lançamentos de solicitações de reembolso de despesas e prestação de contas, acompanhando todo o fluxo de aprovação até a conclusão do processo.
- Organizar viagens corporativas, incluindo emissão de passagens, reservas de hospedagem, locação de veículos, controle de documentos e vistos quando necessário.
- Apoiar a organização de reuniões, eventos internos e externos, recepção de visitantes, reservas de salas, hotéis e serviços de coffee break.
- Gerenciar processos administrativos relacionados à criação de requisições de compras, pagamentos de fornecedores, contratos, ordens de serviço e acompanhamento de notas fiscais, garantindo o cumprimento dos prazos.
- Controlar o fluxo de documentos para assinatura, assegurando o retorno aos solicitantes dentro dos prazos estabelecidos.
- Prestar suporte administrativo ao consultor externo, incluindo organização de agenda, viagens, reuniões e processos de reembolso.