Responsável por oferecer suporte administrativo de alto nível a dois Diretores da área de Tecnologia, além de garantir o bom funcionamento das rotinas administrativas, financeiras e operacionais do departamento de IT.
Esta posição é fundamental para aumentar a eficiência da liderança, apoiar a coordenação do time e assegurar que os processos administrativos ocorram de forma organizada, estruturada e em conformidade com as políticas internas da empresa, em um ambiente dinâmico e de ritmo acelerado.
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Principais Responsabilidades
Suporte Executivo
• Prestar suporte administrativo direto a dois Diretores de Tech, incluindo gestão de agendas complexas, priorização de compromissos e organização de reuniões.
• Coordenar reuniões internas e externas, incluindo reuniões de liderança, sessões multifuncionais e chamadas virtuais/globais em diferentes fusos horários.
• Preparar pautas, organizar materiais e apoiar o acompanhamento de ações pós-reunião.
• Organizar viagens, logística e prestação de contas de despesas.
• Lidar com informações confidenciais com profissionalismo e discrição.
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Reuniões, Eventos e Workshops
• Coordenar a logística de reuniões de equipe, workshops, offsites e eventos de liderança (presenciais ou virtuais).
• Apoiar o planejamento e execução de eventos da área de Tecnologia, incluindo organização de local, materiais, comunicação com participantes e acompanhamento.
• Auxiliar na organização de town halls, treinamentos e fóruns de colaboração entre áreas.
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Suporte Administrativo, Financeiro e Operacional à Área de IT
• Apoiar as rotinas administrativas do departamento de IT, garantindo organização e eficiência dos processos internos.
• Apoiar a gestão de contratos da área, acompanhando prazos, renovações e documentação necessária.
• Apoiar a criação e o acompanhamento de ordens de compra (POs), em alinhamento com fornecedores e áreas internas.
• Assegurar que os processos administrativos e financeiros estejam em conformidade com as políticas internas, procedimentos corporativos e diretrizes financeiras da empresa.
• Apoiar na elaboração, controle e monitoramento do orçamento da área de IT, incluindo acompanhamento de despesas, previsões e relatórios básicos de apoio à gestão.
• Manter pastas compartilhadas, listas de distribuição e canais internos de comunicação organizados e atualizados.
• Apoiar a integração de novos colaboradores (solicitação de acessos, equipamentos, agendamento de reuniões iniciais).
• Acompanhar prazos importantes, entregas e processos internos da área.
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Comunicação e Coordenação
• Atuar como ponto de coordenação entre a liderança de Tech e outras áreas (RH, Finanças, Compras, Facilities etc.).
• Apoiar na elaboração e formatação de comunicações internas, apresentações e relatórios, quando necessário.
• Garantir o fluxo adequado de informações dentro do time e com stakeholders-chave.
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Obrigatórios
• Experiência prévia como Assistente Administrativa(o), Assistente Executiva(o) ou função similar, apoiando líderes seniores
• Forte capacidade de organização e gestão de tempo, com habilidade para lidar com múltiplas prioridades
• Experiência sólida em gestão de agendas e coordenação de reuniões
• Experiência com processos administrativos e financeiros, como contratos, ordens de compra e controle de despesas
• Inglês fluente (oral e escrito)
• Domínio do pacote Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) e ferramentas de colaboração virtual (Teams, Zoom etc.)
Desejáveis
• Experiência prévia em ambiente corporativo de Tecnologia / IT
• Experiência na organização de workshops, eventos ou reuniões de liderança
• Familiaridade com sistemas de gestão financeira, compras e controle orçamentário