Assistente Diretoria Bilíngue

Objetivo da Posição

A(o) Executive Assistant será responsável por oferecer suporte executivo e administrativo de alto nível a dois Diretores, garantindo organização, agilidade e eficiência na gestão das rotinas da liderança.

A posição exige forte capacidade de organização, comunicação e gestão de prioridades, atuando diretamente na administração de agendas, organização de viagens nacionais e internacionais, reuniões e eventos, além do suporte a processos administrativos e financeiros.

A posição terá contato frequente com equipes e stakeholders internacionais, sendo essencial possuir inglês fluente para comunicação oral e escrita.

Principais Responsabilidades

Suporte Executivo

Prestar suporte direto a dois Diretores, realizando a gestão de agendas complexas, organização e priorização de compromissos.
Coordenar reuniões internas e externas, incluindo reuniões internacionais e chamadas em diferentes fusos horários.
Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens, traslados, itinerários e demais necessidades relacionadas.
Apoiar a prestação de contas e o controle de despesas de viagens e atividades executivas.
Preparar pautas, materiais e documentos necessários para reuniões.
Apoiar o acompanhamento de compromissos, ações e prazos definidos pela liderança.
Lidar com informações confidenciais com discrição e profissionalismo.
Comunicação e Interface Internacional

Realizar comunicação frequente com stakeholders, fornecedores e equipes internacionais, utilizando o inglês no dia a dia.
Apoiar a organização de reuniões e chamadas internacionais.
Garantir o fluxo adequado de informações entre os Diretores e diferentes áreas da companhia.
Apoiar na elaboração e formatação de comunicações, apresentações e relatórios executivos em português e inglês, quando necessário.
Reuniões, Eventos e Workshops

Coordenar reuniões executivas, workshops, eventos corporativos e encontros de liderança, presenciais ou virtuais.
Apoiar toda a logística dos eventos, incluindo reserva de espaços, fornecedores, materiais, convites e comunicação com participantes.
Acompanhar cronogramas e garantir que todas as etapas de organização sejam realizadas dentro dos prazos estabelecidos.
Suporte Administrativo e Financeiro

Apoiar rotinas administrativas e financeiras relacionadas à Diretoria.
Realizar acompanhamento e organização de pagamentos, despesas e documentos.
Apoiar a elaboração e acompanhamento de relatórios de pagamentos e despesas.
Apoiar processos relacionados a fornecedores, contratos, ordens de compra e documentação administrativa.
Garantir que os processos estejam em conformidade com as políticas e procedimentos internos da empresa.
Manter documentos, arquivos e controles administrativos organizados e atualizados.

Qualificações e Experiência

Obrigatórios

Experiência prévia como Executive Assistant, Assistente Executiva(o), Assistente Administrativa(o) ou posição similar, preferencialmente apoiando executivos ou lideranças seniores.
Inglês fluente, oral e escrito, obrigatório, devido à comunicação frequente com equipes e stakeholders internacionais.
Experiência sólida em gestão de agendas complexas e organização de reuniões.
Experiência com gestão de viagens nacionais e internacionais.
Experiência na organização e suporte a eventos, workshops e reuniões executivas.
Excelente capacidade de organização, planejamento e gestão de múltiplas prioridades.
Boa comunicação verbal e escrita.
Facilidade para interação com diferentes níveis hierárquicos e stakeholders.
Domínio do pacote Microsoft Office, especialmente Outlook, PowerPoint, Excel e Word.
Desejáveis

Conhecimento ou experiência com SAP.
Experiência com relatórios de pagamentos, despesas e controles financeiros.
Familiaridade com processos de compras, fornecedores, ordens de compra e prestação de contas.
Experiência em empresas multinacionais ou ambientes corporativos com interação internacional.